Gestión documental, de información, del conocimiento e inteligencia organizacional: particularidades y convergencia para la toma de decisiones estratégicas Translated title: Record, information and knowledge management and organizational intelligence: distinguishing features and convergence in strategic decision making

Abstract

El objetivo de este trabajo es identificar los elementos, procesos y sistemas de información relacionados con la gestión documental, la gestión de información, la inteligencia organizacional y la gestión del conocimiento que inciden en la toma de decisiones estratégicas de instituciones de información. Se utilizó el análisis documental para examinar los componentes y características particulares de cada uno de estos procesos gerenciales y el modo en que inciden en los máximos niveles de decisión organizacional de las instituciones de información. Se realizó un análisis descriptivo para esclarecer y precisar los recursos, los procesos y los sistemas informacionales que intervienen en la toma de decisiones estratégicas de bibliotecas, archivos y centros de información de amplio reconocimiento para el sector de las Ciencias de la Información en Cuba. Los documentos archivísticos, la información organizacional interna y externa y el conocimiento constituyen recursos clave para la toma de decisiones estratégicas. Entre los componentes asociados a estos procesos gerenciales se destacan los sistemas de gestión documental y los sistemas de información organizacional. Los procesos informacionales y cognitivos que inciden en la toma de decisiones son la identificación de necesidades de información y los flujos informativos, la búsqueda y selección de información, al análisis, así como la creación y uso de conocimiento organizacional. La toma de decisiones ha adquirido una marcada dependencia hacia los procesos gerenciales relacionados con la información y el conocimiento; de ahí su carácter informacional, por lo que se requiere una adecuada proyección e interrelación de estos para garantizar decisiones efectivas sobre la base de un buen uso de estos recursos estratégicos.

Translated abstract

The study is aimed at identifying the information systems, elements and processes related to record, information and knowledge management and organizational intelligence which influence strategic decision making at information institutions. Document analysis was used to examine the particular characteristics and components of each of these management processes, as well as their influence on the top levels of organizational decision making at information institutions. A descriptive analysis was performed to clarify and accurately determine the information systems, resources and processes involved in strategic decision making at libraries, archives and information centers of broad recognition in the sector of information sciences in Cuba. Archival documents, internal and external organizational information, and knowledge are key resources in strategic decision making. Document management and organizational information systems stand out among the components associated to these management processes. The information and cognitive processes influencing decision making are the identification of information needs and information flows, the search for and selection of information, and the creation, analysis and use of organizational knowledge. Decision making has become heavily dependent on management processes related to information and knowledge, hence its informational nature. Therefore, these strategic resources should be appropriately projected and interrelated to ensure the effectiveness of decisions.